WAŻNE INFORMACJE

Akta osobowe będą rozszerzone od 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe są podstawową częścią dokumentacji pracowniczej. Gromadzone są w niej oświadczenia lub dokumenty, które odzwierciedlają przebieg zatrudnienia pracownika.

Projekt rozporządzenia zakłada podzielenie akt osobowych na 4 części. Obejmować mają:

  1. Część A – etap ubiegania się o zatrudnienie,
  2. Część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
  3. Część C – wyodrębniona część dotycząca ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach,
  4. Część D – etap ustania stosunku pracy.

Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych od 1 stycznia 2019 r.

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wejdzie w życie 1 stycznia 2019 roku, ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat, a także umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy  i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Zmiana dotycząca przechowywania dokumentacji, a także gromadzenia danych przez ZUS, obejmie nie tylko pracowników, lecz także ubezpieczonych zleceniobiorców, tj. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy  o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące. Zleceniodawca będzie więc obowiązany do przechowywania dowodów potwierdzających pracę na podstawie umowy zlecenia przez okres 10 lat. Modyfikacja stanu prawnego w stosunku do tych podmiotów ułatwi otrzymywanie informacji niezbędnych do ustalania prawa do emerytury lub renty oraz wysokości tych świadczeń, a w razie sporów stanowić będzie materiał dowodowy  w postępowaniu przed sądem. Powyższe zmiany wiążą się z realizacją przez pracodawców obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych.

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji obejmie wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po dniu 1 stycznia 2019 r. W ich przypadku pracodawcy będą wiec przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia   o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem   1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie  o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników   i zleceniobiorców raportów informacyjnych oraz raporty te faktycznie złoży. Pracodawca będzie więc mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika. Nie musi tego robić.

Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie będzie mógł złożyć raportu informacyjnego, w związku z czym okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

E-dokumentacja na równi z papierową

Nowelizacja przewiduje ponadto możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych pracowników w postaci elektronicznej także wówczas, gdy była ona wytworzona w postaci papierowej, poprzez wprowadzenie możliwości digitalizacji takiej dokumentacji. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie więc mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko dokumenty papierowe). Jeśli się na to zdecyduje, dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.

PROPONOWANE ZMIANY W KODEKSIE PRACY

Znowelizowany Kodeks Pracy w 2019 roku ma wprowadzić dla każdego ten sam wymiar urlopu – 26 dni, niezależnie od dotychczasowego stażu pracy.

Komisja rozważa też rozwiązanie, by urlop trzeba było wykorzystać w danym roku kalendarzowym, nie można by go „chomikować”. W wyjątkowych sytuacjach mógłby przejść na rok następny. Zaległy urlop będzie można wykorzystywać jedynie w I kwartale kolejnego roku. Po tym czasie urlop po prostu przepadnie. Nie inaczej będzie w sytuacji, w której pomimo składania wniosków o urlop, pracodawca będzie je odrzucał. Wówczas jednak ma przysługiwać zadośćuczynienie ze strony pracodawcy, którego wysokość ma być równe dwukrotnemu świadczeniu urlopowemu.

Kodeks po nowelizacji ma wprowadzić konieczność zgłaszania chęci skorzystania z urlopu na żądanie najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem pracy.

W nowym kodeksie pracy ma być szerszy wachlarz umów. Nowością będzie zatrudnienie nieetatowe – czyli doraźne, kiedy pracodawca nie musi nam zapewnić pracy, ma nas na liście chętnych i podpisuje umowę wtedy, kiedy akurat potrzebuje pracowników. Pracownik będzie miał prawo odmówić przyjęcia takiej pracy, mimo zgłoszenia się. Innym proponowanym rozwiązaniem jest umowa na czas wykonywania konkretnej pracy. Na nowo ma zostać zdefiniowane samozatrudnienie. W kwestii czasu pracy komisja proponuje bardziej elastyczne formy. Chodzi o to, by pracodawca mógł dostosować czas pracy do potrzeb firmy.

Jedną z propozycji jest „praca domowa” – mini telepraca. To możliwość pracy zdalnej  z domu, na krótko, w wyjątkowej sytuacji. – Na przykład w razie gorszego samopoczucia zamiast iść na zwolnienie można pracować w domu, albo gdy czekamy na jakiego fachowca, mechanika itp.

Oczywiście, to wciąż projekty, muszą one trafić do Sejmu i być uchwalone jako nowelizacja ustawy Kodeks pracy, następnie podpisane przez prezydenta i opublikowane w Dzienniku Ustaw. Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami ministra pracy pierwsze zmiany miałyby wejść w życie od 1 stycznia 2019 r. Sejm ma więc jeszcze dużo czasu, by projektom nadać ostateczny kształt i zamienić w obowiązujące prawo.

OBOWIĄZEK REJESTRACJI DO PUE DO 30.11.2018

Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mogą wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie, nazywane e-ZLA. Zwolnienia na papierowym formularzu (ZUS ZLA) mogą być wystawiane jeszcze do końca listopada 2018 r. Natomiast od 1 grudnia 2018 r. lekarze będą wystawiać wyłącznie zwolnienia elektroniczne.

Lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA (po jego podpisaniu z wykorzystaniem certyfikatu z ZUS, kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP) elektronicznie do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA płatnikowi składek (np. pracodawcy) na jego profilu na PUE ZUS nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA (bez podawania numeru statystycznego choroby). Informacja ta jest przekazywana także ubezpieczonemu (m.in. pracownikowi) posiadającemu profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.

WYSOKOŚĆ MINIMALNEGO WYNAGRODZENIA W 2019 r.

Rada Ministrów na posiedzeniu w dniu 11 września 2018 r. przyjęła rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2019 r.

Rząd postanowił, że minimalne wynagrodzenie za pracę w 2019 r. będzie wynosić 2.250 zł (w 2018 r. – 2.100 zł).

Natomiast minimalna stawka godzinowa w 2019 r. będzie wynosić 14,70 zł (w 2018 r. – 13,70 zł).

Wynagrodzenie pracownika na konto!

Od stycznia 2019 roku wejdą w życie zmiany w zakresie wypłaty wynagrodzeń pracowniczych. Wypłata wynagrodzenia do rąk własnych będzie możliwa tylko na wniosek pracownika.

Wszystko za sprawą ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. 2018 poz. 357). Zmieni ona nie tylko zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, lecz także zasady dokonywania wypłaty wynagrodzeń.

Oznacza to, że od stycznia 2019 roku zasadą stanie się wypłata wynagrodzenia wyłącznie na konto bankowe. Jeśli pracownik będzie zainteresowany wypłatą wynagrodzenia              w gotówce, będzie musiał poinformować o tym odpowiednio wcześniej swojego pracodawcę oraz złożyć pisemny wniosek. Bez niego każde wynagrodzenie wypłacane będzie wyłącznie w formie bezgotówkowej, przelewem na konto w banku.